Persondatabehandling

Efter GDPR (de nye EU regler for persondatabehandling) skal der laves en fortegnelse.
Denne er formuleret i det efterfølgende.

Der føres et kartotek over medlemmernes data for at kunne kommunikere med disse.
Dette kartotek administreres på formandens PC, hvor data er krypterede,
og hvor det med mellemrum overføres (backup) til en extern server.

For hver grund/medlem registreres ejers/ejeres navn, adresse, Email-adresse
samt en kode for, om grunden er bebygget.
Desuden registreres:
- markering for kontakt-person, såfremt der er flere ejere
- navn på ægtefælle, såfremt denne ikke er medejer.
- tlf.nummer (til medlems-oversigten), såfremt dette ønskes vist sammen med adressen.
- tlf.numre og alternative Email-adresser på ejere/ægtefæller,
  såfremt disse kommer til bestyrelsens kendskab
- navn, adresse og Email på ønsket kontakt-person, såfremt denne ikke er ejer/medejer

Mindst en gang årligt dannes en ejer-fortegnelse med de primære oplysninger om aktuelle ejere.
Denne liste tilsendes medlemmerne – i forbindelse med fremsendelse af anden information.

Derudover dannes en intern liste til bestyrelsen, hvor alle registrerede oplysninger medtages.
Her fremgår også hvem, der tidligere har været ejer, hvis grunden har været handlet.

Som udgangspunkt beholdes data om tidligere ejere i kartoteket.
Sletning fortages ikke, da det af hensyn til historikken kan være relevant at have disse informationer.

oprettet 2020-07-03